管理層只會(huì)要求你削減預(yù)算，但是什么項(xiàng)目該保留，什么可以削減他們不會(huì)有明確的或具體的指示。這個(gè)責(zé)任就由負(fù)責(zé)參展的人員來(lái)承擔(dān)。這不是一件容易的事情，因?yàn)槿绻髁隋e(cuò)誤的決定，可能首先就會(huì)影響你的工作。

　　對(duì)不同的公司和展會(huì)而言，決定削減哪一部分的預(yù)算是不同的，并沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)決定什么該保留什么應(yīng)該削減時(shí)，主管參展的經(jīng)理就會(huì)陷入困境之中，某些項(xiàng)目是必須保留不可更改的，但是什么又是可以犧牲的呢？ 對(duì)某些公司來(lái)說(shuō)，聚會(huì)就像裙子的褶邊一樣是不可缺少的；對(duì)另一些公司來(lái)說(shuō)，招待會(huì)對(duì)于建立和維系客戶關(guān)系是必須的，因此，這些都不可削減。新聞發(fā)布會(huì)對(duì)某些公司是不需要的奢侈品，但是對(duì)另一些公司來(lái)說(shuō)，使媒體不斷地對(duì)公司的新產(chǎn)品和新服務(wù)保持關(guān)注是公司戰(zhàn)略的重要組成部分。

　　無(wú)論是什么行業(yè)的企業(yè)以及企業(yè)的參展戰(zhàn)略是什么，我們都可以從以下一些成熟的預(yù)算規(guī)律中學(xué)些什么，這是從許多次的實(shí)驗(yàn)和錯(cuò)誤中總結(jié)出來(lái)的削減預(yù)算的重要規(guī)律。

　　可以削減的預(yù)算在我們討論什么費(fèi)用必須支出之前，讓我們先看看什么費(fèi)用容易削減。有幾種方式可供選擇。

　　1.盡量減少贈(zèng)品的費(fèi)用現(xiàn)場(chǎng)的展會(huì)管理者對(duì)此可能會(huì)有抱怨，但他們會(huì)理解的。無(wú)論如何，贈(zèng)送會(huì)使你產(chǎn)生這樣的想法“這個(gè)人可能不是我們的目標(biāo)客戶”，英特爾公司一位曾經(jīng)負(fù)責(zé)參展的專家這么認(rèn)為，他從1992年至2000年都管理了英特爾公司的參展項(xiàng)目。英特爾公司在展會(huì)上用于贈(zèng)送的花費(fèi)從5000美元到3萬(wàn)美元不等，特別在一些大型展會(huì)上，比如：在COMDEX上。假如你的公司像英特爾這樣一年參加20多個(gè)展會(huì)并送出相應(yīng)的贈(zèng)品，那么可能節(jié)約的費(fèi)用將達(dá)到6位數(shù)。

　　即使你沒有參加那么多展會(huì)，你也可以計(jì)算一下在贈(zèng)品方面節(jié)約的費(fèi)用：根據(jù)最近的一項(xiàng)調(diào)查，贈(zèng)品是提高預(yù)算的典型開支，經(jīng)常占到展會(huì)預(yù)算的8-12%。英特爾參加COMDEX展會(huì)時(shí)在贈(zèng)品上花費(fèi)了大約3萬(wàn)美元，占總的參展費(fèi)用的1.5%。

　　2.降低展位清潔服務(wù)的費(fèi)用在一些小的展位上，比如說(shuō)，10英尺、40或者20英尺的展位，一般都是由展位上的員工做清潔工作。在一些大型展位上，如50或者70英尺的展位，可能有專門的清潔工人來(lái)清掃垃圾或者廢料。不過(guò)有經(jīng)驗(yàn)的管理者就會(huì)要求清潔工人在展位剛搭建好的時(shí)候來(lái)打掃一次，而不是每天有專人打掃。